100 dagen tot de NAVO-top
Ministeries
Het aftellen is begonnen. Op 16 maart is het nog 100 dagen tot de NAVO-top 2025, die op 24 en 25 juni in Den Haag plaatsvindt. De grootste internationale top ooit in Nederland. De voorbereidingen zijn in volle gang. Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van zo’n evenement?
Tijdens de NAVO-top worden zo’n 45 staatshoofden en regeringsleiders, 45 ministers van Buitenlandse Zaken, 45 ministers van Defensie, 6.000 delegatieleden, 500 deelnemers aan het NATO Public Forum en 2.000 journalisten in Den Haag verwacht.
Secretaris-generaal Mark Rutte van de NAVO is de gastheer van de top, maar de organisatie ligt in handen van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De Taskforce NAVO-top 2025, die bij het ministerie is opgericht, zorgt er samen met de NAVO voor dat elk detail klopt. Van logistiek en beveiliging tot de aankleding van de vergaderruimtes en de communicatie.
Samenwerking
Een succesvolle NAVO-top staat of valt met de samenwerking. Verschillende organisaties nemen een deel van de verantwoordelijkheid op zich. De NCTV is verantwoordelijk voor de veiligheid. Defensie en de Koninklijke Marechaussee zetten militairen in om de top te beveiligen: op de grond, in de lucht, vanuit de ruimte en vanaf zee.
Rijkswaterstaat zet verkeersmaatregelen in op het landelijke wegennet, terwijl de politie met man en macht klaarstaat om delegaties en locaties te beveiligen. Agenten uit het hele land springen bij. Schiphol zorgt voor een soepele aankomst van de vele delegatieleden. En dat is nog maar een deel van alle partijen die betrokken zijn, van bedrijven tot Den Haag en omliggende gemeenten. Samen zorgen ze voor een veilige en goed georganiseerde NAVO-top.
De eerste schatting kwam uit op 22 voetbalvelden.
De ‘Bijbel’ van de NAVO-top
Tijdens de NAVO-top in Vilnius (Litouwen) werd bekend dat Nederland de top in 2025 mag organiseren. Daarna kreeg de taskforce een dik document met alle eisen voor de locatie. Dit werd al snel de ‘Bijbel’ genoemd, omdat alles erin stond: techniek, inrichting, IT, vrijwilligers, veiligheid en registratie. Zelfs hoe sterk het licht moest zijn en hoeveel geluid een ruimte mocht doorlaten, was precies beschreven.
Om een duidelijk beeld te krijgen, werd een overzicht gemaakt: hoeveel ruimte is er nodig en welke voorzieningen zijn verplicht? De eerste schatting kwam uit op 22 voetbalvelden. Geen enkele locatie in Nederland heeft zoveel ruimte. Locaties in verschillende steden werden onderzocht, maar vielen af. Het World Forum in Den Haag was de enige optie, met één probleem: er moet bijgebouwd worden.
Een tijdelijk extra gebouw
Daarom is besloten om over de volle lengte van het World Forum een tijdelijk gebouw neer te zetten. Vlakbij komt nog een extra gebouw. Daarvoor moet de weg naast het World Forum worden afgesloten. Ook de inrit van de parkeergarage wordt dichtgemaakt, muren worden verwijderd en verstevigd. De nieuwe structuur moet perfect aansluiten op het bestaande gebouw, wat een flinke technische uitdaging is.
Toiletten, waterleidingen, elektra en IT moeten allemaal worden geïnstalleerd. En alles volgens een strakke planning, zonder ruimte voor vertraging. De voorbereidingen zijn al bijna twee jaar in volle gang, maar de daadwerkelijke bouw begint vanaf medio april. Na de top worden de tijdelijke gebouwen afgebroken en het materiaal bewaard voor een volgend evenement.
In Washington vielen de puzzelstukjes op hun plek.
Leren van Washington
Om de organisatie goed voor te bereiden, reisde een klein team naar Washington, waar de NAVO-top vorig jaar werd gehouden. Daar kregen ze de kans om mee te kijken en te leren. Voor het team vielen in Washington de puzzelstukjes op hun plek. Tot dat moment werkten ze met de ‘Bijbel’ Maar een tekst is iets anders dan de praktijk. Door de top daar met eigen ogen te zien, werd duidelijk hoe alles samenkomt. Veel elementen konden daardoor direct worden vertaald naar de organisatie in Nederland.
Advance party
Een belangrijk moment in de voorbereiding is de zogeheten ‘advance party’. Dit is een moment voorafgaand aan de top waarop vertegenwoordigers van de deelnemende landen de locaties bezoeken om zich goed te kunnen voorbereiden op de top zelf. Maar hoe organiseer je een advance party als het gebouw er nog niet staat? Tijdens hun bezoek wordt er immers nog volop gebouwd.
De oplossing? Een digitale rondleiding. Met een speciaal ontwikkelde video worden de delegaties meegenomen door het toekomstige terrein. Aan de hand van plattegronden en 3D-visuals krijgen ze een duidelijk beeld van de looproutes, de grote vergaderzaal, de bilaterale ruimtes en de persruimtes, zonder dat ze fysiek aanwezig hoeven te zijn. Zo kunnen de voorbereidingen doorgaan, ook zonder een kant-en-klaar gebouw.
Gewoon goed
De taskforce bij Buitenlandse Zaken heeft een duidelijk doel: zorgen dat de top waardig, gastvrij, veilig en ongestoord verloopt. Bijna twee jaar van voorbereiden, plannen en samenwerken komen samen op die twee dagen. Dan moet de top staan als een huis, alles moet dan gewoon goed en soepel verlopen.