Achter de schermen: Nederland maakt zich klaar voor COP29
Ministeries
De komende twee weken staat Bakoe in het teken van de VN-klimaatconferentie COP29. Voor Nederland is het een kans om mee te praten over de wereldwijde aanpak van klimaatverandering. Achter de schermen werkt een klein team van de Nederlandse ambassade aan alles wat nodig is om de Nederlandse deelname soepel te laten verlopen. Van logistiek tot activiteiten op en rond de conferentie, de ambassade regelt het.
Van 11 november tot en met 22 november vindt de jaarlijkse, internationale klimaatconferentie plaats in Bakoe, Azerbeidzjan: COP29. Hier komt de wereld samen om afspraken te maken over de aanpak van klimaatverandering. Het gaat dan om drie brede onderwerpen: het voorkomen van de verdere opwarming van de aarde, aanpassing aan klimaatverandering die al is ingezet en de financiering van alle maatregelen. Dit jaar ligt een bijzondere focus op de financiering.
Waar gastlanden normaal gesproken twee jaar van te voren horen dat ze gastland zullen zijn, wist Azerbeidzjan dat pas elf maanden geleden. De korte voorbereidingstijd zorgt voor hectiek in Bakoe: gebouwen en wegen worden opgeknapt en fietspaden aangelegd om alles op tijd klaar te maken voor de internationale bezoekers. Ook op de Nederlandse ambassade wordt hard gewerkt.
Extra handen
Onder leiding van ambassadeur Pauline Eizema, plaatsvervangend ambassadeur David Röling en coördinator Sjoerd Rooijakkers zorgt het ambassadeteam ervoor dat alles goed geregeld is voor de Nederlandse delegatie. Zij helpen vooral met de praktische zaken, zodat de delegatie zich kan richten op het inhoudelijke werk van de top.
‘Wij zijn in de basis maar met vijf mensen hier,’ vertelt de ambassadeur, ‘dus toen we hoorden dat COP29 in Bakoe zou plaatsvinden, gingen er wel wat alarmbellen af.’ Inmiddels is het team versterkt met zes extra krachten en vanuit het consulaat-generaal Dubai werkt een collega mee die ook bij COP28 was betrokken. Die versterking was hard nodig. Met zoveel nieuwe collega’s heeft de post extra aandacht besteed aan team building: met zijn allen bowlen, vaak samen lunchen en elke vrijdag gezamenlijk de week afsluiten.
Achter de schermen op de ambassade
Leren van elkaar
Voor de organisatie van COP29 werkt de Nederlandse ambassade samen met verschillende ministeries inclusief de Caribische delen van het Koninkrijk - de ambassade is er immers voor de hele Rijksoverheid. Met Sjoerd als coördinator, die zelf bij het Ministerie van Klimaat en Groene Groei (KGG) werkt, zijn de lijntjes kort en kan er snel worden overlegd.
Bij zo’n grote internationale conferentie helpt het dat de ambassade kan leren van eerdere ervaringen. In de aanloop naar COP29 was er regelmatig contact met collega’s in Dubai en Caïro, waar de afgelopen twee jaar de klimaatconferenties werden gehouden. Een collega uit Dubai werkt op afstand ook een aantal uur per week mee om kennis en ervaring over te brengen. Zo hoeft het team in Bakoe het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. Ambassadeur Pauline kijkt ook vooruit en spreekt met haar collega in Brazilië, waar volgend jaar COP30 zal plaatsvinden.
'Zonder een plek om te slapen, ben je nergens.'
Alles moet kloppen
Zonder een plek om te slapen, ben je nergens. Dat kwam eerst. Nadat de hotels geregeld waren, kon het team verder met het vervoer. ‘We maken een inschatting van de reisbewegingen van de delegatie,’ legt coördinator Sjoerd uit. ‘Een groot deel kan gebruikmaken van het openbaar vervoer, dat in Bakoe goed is geregeld. Voor andere leden van de delegatie kijken we naar bussen en auto’s. Daarbij horen uitgebreide reisschema’s om ervoor te zorgen dat iedereen op tijd is voor zijn afspraken.’
Naast het verblijf en vervoer is er ook organisatie nodig voor de eigen evenementen tijdens de top, zoals bijeenkomsten van bewindspersonen en evenementen voor jongeren en het bedrijfsleven. De Nederlandse ambassade helpt ook de Luxemburgse minister van Milieu, Klimaat en Biodiversiteit tijdens zijn bezoek aan de conferentie omdat het groothertogdom geen ambassade heeft in Bakoe. Dat hebben onze landen met elkaar afgesproken in een samenwerkingsverdrag.
Het werk gaat door
Naast de voorbereidingen voor de top gaat het ‘gewone’ werk op de ambassade gewoon door. De regio kent al jaren spanningen, vooral door het conflict met buurland Armenië. Ambassadeur Pauline vertelt dat er hoop was dat een vredesakkoord tussen de landen voor COP29 zou rondkomen, maar die kans lijkt nu kleiner dan gehoopt. Het team blijft de situatie volgen en rapporteert regelmatig aan Den Haag over de ontwikkelingen in de regio.
Daarnaast houdt de ambassade de mensenrechtensituatie in Azerbeidzjan scherp in de gaten. ‘Helaas zien we dat de ruimte voor kritische geluiden krimpt,’ zegt plaatsvervangend ambassadeur David. Ook de steun aan het Nederlandse bedrijfsleven ging gewoon door. Het team kon zich pas in de laatste maand volledig op de conferentie richten, omdat al deze andere taken ook prioriteit hebben.
'Elk detail telt, van de indeling van zitplaatsen tot het plaatsen van vlaggen.'
Strakke regels
Bij internationale conferenties speelt protocol een belangrijke rol. Elk detail telt, van de indeling van zitplaatsen tot het plaatsen van vlaggen. Volgens David zijn we daar in Nederland minder mee bezig. Maar bij dit soort conferenties is het belangrijk dat veel zaken voorspelbaar zijn en goed verlopen. Daarvoor moet je dus de internationale taal van protocol gebruiken. Daar komt een bepaalde druk bij kijken, want collega’s hebben soms voor het eerst met protocol te maken en het moet ook meteen goed.
Ter voorbereiding volgde het team daarom gezamenlijk een cursus over protocol. ‘Tussen de onderdelen van de cursus door bespraken we wat ons opviel en wat vragen opriep. Dat hielp niet alleen om iedereen op hetzelfde kennisniveau te brengen, maar was het ook gezellig.’