Het werk van BZ achter de schermen: Staatsbezoek België
Ministeries
Van dinsdag 20 tot en met donderdag 22 juni 2023 brachten Koning Willem-Alexander en Koningin Máxima een staatsbezoek aan België. Lees meer over het werk en de samenwerking van collega’s Karlijn van Bree en Robin Rosbak van de ambassade in Brussel en Willemijn Kallenberg en Tom Beerling in Den Haag bij de voorbereidingen van een Staatsbezoek.
Even voorstellen
Karlijn van Bree is eerste ambassadesecretaris Politieke Zaken en Pers in Brussel. Zij werkt nauw samen met Robin Rosbak, managementondersteuner voor het politiek, pers en cultuurcluster op de ambassade. Willemijn Kallenberg werkt in Den Haag en is beleidscoördinerend medewerker voor België, Luxemburg en de Benelux Unie bij de directie Europa. Tom Beerling is beleidsmedewerker voor België bij de Directie Internationaal Ondernemen. Hij zet zich specifiek in voor de handelsrelatie tussen Nederland en België.
Voorbereidingen in België
De ambassade in Brussel maar ook het consulaat-generaal in Antwerpen is de afgelopen periode zeer intensief betrokken geweest bij de gedetailleerde planning en organisatie van de verschillende activiteiten van dit driedaagse bezoek. ‘Het is echt een team effort, want elk van ons heeft keihard gewerkt aan het onderdeel dat hem of haar is toebedeeld’, vertelt Karlijn. ‘We hebben natuurlijk nauw samengewerkt met de Dienst Koninklijk Huis, de Rijksvoorlichtingsdienst, BZ en andere ministeries en uiteraard onze Belgische counterparts.’
Karlijn was projectleider van de contraprestatie, een concert voor 850 gasten in Brussel, dat de Koning als blijk van waardering voor de geboden gastvrijheid het Belgisch Koningspaar aanbood. ‘De organisatie van dit omvangrijke event was een hele klus.’
Daarnaast was Karlijn als woordvoerder van de ambassade betrokken bij de communicatie richting Belgische media en de persreis naar Nederland voorafgaand aan het Staatsbezoek. Daar ontmoetten de journalisten Zijne Majesteit Koning Willem-Alexander, minister Jetten en ze spraken met minister Hoekstra.
‘Waar mijn beleidscollega’s nadenken over de inhoud, denk ik als managementondersteuner na over de locatie, de ontvangst en de catering, maar ook de logistieke planning, de correspondentie en de communicatie’, vult Robin aan. ‘Ik was betrokken bij het regelen van een ontmoeting van het Koninklijk paar met (een deel van) de Nederlandse gemeenschap. Dat is een standaard onderdeel van ieder staatsbezoek. We hebben ervoor gezorgd dat er een oproep kwam op onze website en social media. Ook zijn we verschillende keren naar de locatie in Antwerpen gegaan om afspraken te maken over het programma.’
Voorbereidingen in Den Haag
Een staatsbezoek wordt afgelegd door het staatshoofd van een land aan het staatshoofd van een ander land. Een staatsbezoek is vanuit protocollair perspectief het hoogste bezoek dat tussen twee landen kan plaatsvinden en heeft als doel de goede relatie tussen landen te bevestigen en verdiepen, het wederzijds begrip te versterken en mogelijkheden tot verdere samenwerking te onderzoeken. Staatsbezoeken vallen onder de ministeriële verantwoordelijkheid.
Directie Europa is een schakel tussen de ambassade, Dienst Koninklijk Huis, het Kabinet van de Koning, directie Protocol en Gastlandzaken, minister Hoekstra en minister Schreinemacher en alle ministeries en coördineert vanuit Den Haag het staatsbezoek. In het Interdepartementaal Overleg is onder meer onder leiding van Willemijn en haar collega’s gebrainstormd en geadviseerd over de inhoudelijke thema’s en doelen van het bezoek.
Willemijn: ‘Onze rol was veelzijdig. We hebben het doel en de resultaten van het bezoek geformuleerd, de ministeriële verantwoordelijkheid vastgelegd, de vakdepartementen betrokken vanwege de deelname van de verschillende ministers aan het staatsbezoek tot de coördinatie van het parallelle programma van minister Hoekstra, het schrijven van de inhoudelijke dossiers voor Zijne Majesteit de Koning en minister Hoekstra en nog veel meer. Kortom, heel veel schrijven, vergaderen en coördineren.’
Handelsmissie in het kwadraat
Vanuit de directie Internationaal Ondernemen was Tom met zijn collega’s voornamelijk verantwoordelijk voor het programma van minister Schreinemacher. Samen met collega’s van de ambassade in Brussel en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft Tom ook de economische handelsmissie georganiseerd. ‘De interesse vanuit het bedrijfsleven voor de handelsmissie die in het teken stond van klimaattechnologie was groot omdat het Koninklijk paar bij events aanwezig was.’
Tom: ‘De voorbereiding was voor mij een spoedcursus protocol. Je krijgt te maken met allerlei zaken waar je normaal gesproken niet zo bij nadenkt en die toch heel belangrijk zijn. Het is een soort puzzel. Je raakt bijvoorbeeld betrokken bij discussies over wie waar zit of de volgorde van een motor escort. Ook liep ik ineens rond op Paleis Noordeinde om iets op te halen voor het bezoek. Het geeft een inkijkje hoe ons Koningshuis in elkaar steekt. Dat maakt het werk erg bijzonder.’
Kroon op het werk
Willemijn: ‘Wat ik het meest bijzonder aan dit werk vind is de samenwerking. Met zo nu en dan de nodige uitdagingen, maar met een enorme teamspirit. Er zijn bij een staatsbezoek ontzettend veel mensen betrokken. Samen zorgen we ervoor dat iedereen ‘’on the same page’’ is en op dezelfde snelheid opereert. Dat vergt veel afstemming en belletjes. Het geeft des te meer voldoening om tijdens en na het bezoek te bemerken dat zo’n collectieve inspanning een prachtig resultaat oplevert. En dat het Koninklijk paar na drie intensieve dagen tevreden naar Nederland terugreist is dan letterlijk en figuurlijk een ‘kroon op het werk’.
Ook Robin noemt het staatsbezoek een kroon op haar werk. ‘Tijdens de ontvangst van de Nederlandse Gemeenschap stond ik samen met mijn collega’s Wouter Frencken en Pascal de Veylder aan het roer om ervoor te zorgen dat alles goed werd opgebouwd, dat de bloemen uit Nederland geleverd werden en de registratiebalie netjes ingericht werd, zodat we iedereen goed kunnen ontvangen. We hebben onze collega’s, de gasten en de pers via de passade – zo heet dat dan – begeleid, zodat iedereen het Koningspaar de hand kon schudden. Ik vond het zo bijzonder dat ik dit mocht doen in mijn rol als managementondersteuner.’
