Crisisbeheersing Buitenlandse Zaken in 1 jaar naar een hoger plan

In de Afghanistan-evaluatie werd geconcludeerd dat de toenmalige flexibele crisisstructuur niet langer volstond. Collega’s uit de organisatie deden crisisbeheersing naast hun eigen functie. Om toegerust te zijn voor een volgende crisis, is besloten de bezetting van het crisisteam structureel en significant te vergroten met fulltime specialisten.

Het DCC bestaat nu dan ook uit acht collega’s. Bij crisis kan het DCC ook een beroep doen op een flexibele schil van 20 collega’s met crisiservaring. Jacco: ‘Zij kunnen variërend van één dag tot meerdere weken meedraaien. Dus we kunnen stevig opschalen als dat nodig is.’

Wanneer is iets een crisis?

De afgelopen jaren heeft BZ te maken gehad met een toenemend aantal crises in het buitenland. Voorbeelden hiervan zijn de Russische invasie van Oekraïne (2022), de evacuatie uit Afghanistan (2021), de COVID-19 pandemie (2020-2022) en de explosie in de haven van Beiroet (2020).

Maar wanneer is een situatie eigenlijk een crisis? Jacco: ‘We spreken van crisis wanneer er sprake is van een situatie in het buitenland met een grote impact op ons land, de Nederlandse belangen of Nederlanders in het buitenland en er een grote mate van urgentie, onzekerheid en informatiegebrek is. Het zijn situaties waarop het reguliere apparaat met de reguliere middelen geen respons kan bieden.’ In 2022 had het DCC twee crisisberaden: een over de Russische inval in Oekraïne (dit beraad gaat nu nog steeds door) en een over een land in de Westelijke Sahel.

Een van de eerste taken die Jacco en zijn team op zich namen was dan ook het doordenken en definiëren van de belangrijkste crisisscenario’s die zich kunnen voordoen. Jacco: ‘Denk aan staatsgrepen, politieke chaos, natuurgeweld, pandemieën en internationale extremistische reacties op ontwikkelingen in Nederland. We hebben inmiddels acht scenario’s uitgewerkt en operationeel handen en voeten gegeven. Daar gaan we de komende tijd samen met de posten mee verder.’ 

Opschalen

Crisisbeheersing wordt bij BZ in de eerste plaats gezien als een lijnverantwoordelijkheid. Als zich een incident voordoet dat binnen de bestaande capaciteit van de lijnverantwoordelijke directie kan worden beheerst, zal het daar worden afgehandeld. Dit was onlangs het geval bij de aardbeving in Turkije en Syrië, waarbij de Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid een belangrijke rol speelde met consulair werk.

Wanneer de spanning ergens oploopt dan treedt de aandachtsfase in werking, waarbij het DCC pre-crisisberaden met betrokken directies en posten kan organiseren. Jacco: ‘In deze précrisisberaden vormen we samen met betrokken directies en posten razendsnel een informatiebeeld. Op basis daarvan besluiten we samen wat er wel of juist niet moet gebeuren om de veiligheid van collega’s op de post of Nederlanders in het land te kunnen waarborgen. Het kan ook betekenen dat de kritieke processen van de post bepaalde ondersteuning behoeven.’

Précrisisberaden komen vaak voor; volgens Jacco in het afgelopen jaar tot soms wel drie tot vier keer per week. Dit betrof thema’s en landen op diverse continenten, waaronder Europa, Afrika, het Midden-Oosten en Azië.

‘Hete’ crisis

Zodra er zich een ‘hete’ crisis voordoet die opschaling vereist treedt de departementale crisisstructuur in werking. Jacco neemt als centrale crisiscoördinator de algehele coördinatie op zich. Zijn team van DCC belegt de crisisberaden met alle betrokken partijen, verzorgt de centrale informatievoorziening en verslaglegging en informeert de ambtelijke en politieke leiding.

Jacco: ‘Ik ben als crisiscoördinator het centrale aanspreekpunt. Ik kan snel schakelen met relevante directies en posten en heb ook korte lijnen met de plaatsvervangend secretaris-generaal bij nieuwe ontwikkelingen. Bij een opschaling van een crisis tot nationaal niveau ben ik ook interdepartementaal namens BZ het aanspreekpunt en heb contact met de crisiscoördinatoren van andere departementen en met het Nationaal Crisiscentrum van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV).’

Ervaringen uit eerste hand

Jacco maakt in zijn rol dankbaar gebruik van zijn eerdere ervaringen binnen BZ. Bij Directie Veiligheidsbeleid kreeg hij goed inzicht in hoe de veiligheidsdiensten werken en in terrorismebestrijding. Hij was vier jaar plaatsvervangend ambassadeur in Beiroet en deed 18 maanden politiek-militair werk op de post in Kaboel. ‘Ik weet dus uit eerste hand hoe het is om te werken in uitdagende landen, wat daar kan spelen en hoe snel een situatie kan veranderen.’

Voor de politieke component van het werken met crisis leunt Jacco op zijn ervaring met politiek werk bij beleidsdirecties. ‘In geval van crisis is er veel belangstelling voor het onderwerp vanuit de samenleving, de media maar ook de Tweede Kamer. Mensen vinden veel van zaken, dus daar moeten we als DCC – samen met Communicatie en de regiodirecties -  bij onder meer woordvoering en het sturen van Kamerbrieven rekening mee houden.’

Eerste jaar DCC

Het DCC is in een jaar tijd steeds meer uitgegroeid tot een goed geoliede machine volgens Jacco. ‘Ik heb het team samengesteld en ben samen met de collega’s tot vlieghoogte gekomen. Door het draaien van de vele précrisisberaden zijn we stevig ingevoerd, goed op elkaar ingewerkt en vooral belangrijk: we merken dat we voorzien in de behoefte van de posten. Als zij te maken krijgen met een situatie die heel spannend is of kan worden, waarbij er veel op ze af komt, merken we dat het heel geruststellend is dat er in Den Haag een dedicated team zit dat hen kan begeleiden, ondersteunen en adviseren.’

Zorg en nazorg zijn dan ook belangrijk aspecten van een crisis. Jacco: ‘Daarom zit de bedrijfsarts of iemand van bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) bij ieder pré- en crisisberaad. Er is expliciet veel aandacht voor het welzijn van collega’s op de posten die in een gevaarlijke of bedreigende situatie terechtkomen. We stimuleren ook de ambtelijke en politieke leiding om met hen contact te leggen, we weten dat dat heel erg gewaardeerd wordt en bijdraagt aan het verwerkingsproces.’

‘Ook onze BZ-collega’s die in een crisis meedraaien kunnen intense en soms zelfs traumatische ervaringen meemaken. Ook voor hen is er een (na)zorgtraject waarin de bedrijfsarts, BMW en andere partijen kunnen helpen bij het verwerken van emoties of trauma’s.’

Heden en toekomst

Jacco en zijn team richten zich momenteel vooral op de koude fase, voorafgaand aan een eventuele crisis. ‘Dat betekent dat we nu flink investeren in de crisisgereedstelling van BZ, en dan met name de prioritaire posten. Dat doen we deels door opleiden en trainen. Maar ook gaan we naar posten toe met zogenoemde DCC-missies. Hierbij doorlopen we met posten de bestaande crisisplannen en de mogelijke scenario’s. Aan de hand daarvan kunnen wij als DCC zo realistisch mogelijke scenario-based-oefeningen verzorgen. Het doel is te zorgen dat posten bij crisis niet “from scratch” moeten beginnen, maar al een aantal tools hebben om hen te helpen.’

DCC werkt samen met meerdere directies aan nieuwe formats voor crisisplannen van posten. Met als doel om die meer praktisch en ondersteunend voor de posten te maken. Jacco: ‘Dan kun je denken aan: ‘Wat te doen in het eerste uur van een crisis?’ maar ook aan ‘Noodverplaatsingen en ontruiming van de post’. We leggen de formats momenteel voor aan een klankbordgroep van posten. Vanaf april dit jaar hopen we de nieuwe documenten uit te rollen.’