Ongewenst gedrag: wat te doen?

Voorbeelden van ongewenst gedrag zijn:

• belangenverstrengeling
• manipulatie of misbruik van informatie
• strafbare feiten, zoals diefstal, verduistering, fraude en corruptie
• pesten
• (seksueel) overschrijdend gedrag
• intimidatie
• discriminatie (huidskleur, sociaal-culturele achtergrond, geaardheid, man-vrouw, leeftijd)
• oneigenlijk gebruik van bevoegdheden (bv. dreigen met het intrekken van een subsidie)

Advies en hulp van extern steunpunt

Wilt u eerst vertrouwelijk overleggen of advies vragen over de manier waarop u een (mogelijk) ongewenst gedrag kunt melden? Dan kunt u terecht bij het externe steunpunt. Dit steunpunt is er speciaal voor iedereen die met BZ samenwerkt of te maken krijgt.

De medewerker van het steunpunt is iemand die BZ kent, maar bij een ander ministerie werkt. Op deze manier is het steunpunt onafhankelijk. De medewerker van het steunpunt:

• luistert naar uw verhaal;
• kan uw vragen beantwoorden;
• denkt met u mee;
• kan aangeven hoe u officieel een melding kunt maken;
• gaat vertrouwelijk met alle informatie om.

Het steunpunt is er niet om te bemiddelen. U blijft zelf aan zet. U kunt wel aan de medewerker van het steunpunt vragen om uw melding onder de aandacht van de secretaris-generaal van BZ te brengen.

Het steunpunt doet zelf geen onderzoek naar de (mogelijke) integriteitsschending. Jaarlijks rapporteert het steunpunt aan de secretaris-generaal van BZ over wat er is binnen gekomen. Dit gebeurt anoniem. 

Melding maken

U kunt via de e-mail een officiële melding maken van ongewenst gedrag bij de integriteitscoördinator.

De integriteitscoördinator heeft binnen het ministerie een zelfstandige en onafhankelijke rol. De coördinator bespreekt meldingen over ongewenst gedrag met de (plaatsvervangend) secretaris-generaal. Als u een melding doet heeft dat géén gevolgen voor de (subsidie)relatie die u of uw organisatie met het ministerie heeft.

We willen u vragen om in uw melding de volgende informatie op te nemen:

• naam en functie van de BZ-medewerker(s);
• een zo duidelijk mogelijke beschrijving van het ongewenste gedrag;
• uw contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer).

U kunt ook een brief sturen naar:
Ministerie van Buitenlandse Zaken 
T.a.v. Integriteitscoördinator BZ (VCI) 
Postbus 20061 
2500 EB Den Haag

De integriteitscoördinator stuurt u een ontvangstbevestiging als de melding goed is ontvangen.

Wat gebeurt er na uw melding

De integriteitscoördinator van BZ ontvangt en behandelt uw melding van ongewenst gedrag. De melding wordt bekeken op de volgende punten:

• Is het duidelijk wat de melding inhoudt?
• Is het gedrag dat u meldt een mogelijke integriteitsschending?
• Wat is de ernst van uw melding?

De integriteitscoördinator houdt u op de hoogte over wat er met uw melding gebeurt. En welke stappen er genomen worden.

Integriteitsonderzoek

Als er verder onderzoek nodig is, dan maakt de integriteitcoördinator in overleg met de secretaris-generaal een plan. Onafhankelijke onderzoekers gaan in gesprek met u, getuigen, deskundigen en de persoon over wie de melding gaat. U mag altijd iemand meenemen naar de gesprekken. Vaak worden er ook documenten zoals e-mails of andere vormen van communicatie onderzocht. De onderzoekers gaan vertrouwelijk om met alle informatie.

De resultaten van het onderzoek komen in een onderzoeksrapport. Wordt er waarschijnlijk een maatregel genomen tegen de persoon naar wie onderzoek wordt gedaan? Dan mag hij of zij het rapport bekijken. Uit het rapport is vaak te herleiden wie de melding heeft gedaan. Als melder mag u nooit negatieve gevolgen ondervinden van de melding die u heeft gedaan.

Andere klacht over ministerie van BZ

Heeft u een andere klacht over het ministerie van BZ? Bijvoorbeeld als u vindt dat u te lang heeft moeten wachten op de behandeling van uw aanvraag? Of als u geen antwoord heeft gekregen op uw brief? Ook dit soort klachten kunt u indienen bij het ministerie.