Registratie in UBO-registers

Doel UBO-registers

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. Dit staat in Europese regels. De UBO-registers helpen fraude en witwassen voorkomen. In de registers staat per organisatie wie de ‘ultimate beneficial owner’ (UBO) is. Dit is de eigenaar, een belanghebbende, of de persoon die zeggenschap heeft.

De overheid gebruikt de registers om criminaliteit op te sporen. De FIOD gebruikt de registers bijvoorbeeld om belastingfraude te achterhalen. Journalisten en maatschappelijke organisaties gebruiken de registers voor onderzoek naar personen achter een bedrijf of organisatie. Sommige instellingen (zoals banken en notarissen), gebruiken het register voor cliëntenonderzoek om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen. Al deze personen, instellingen en organisaties mogen normaal gesproken een uittreksel opvragen.

Niet meer voor iedereen toegankelijk

Door een uitspraak van het Hof van Justitie van de EU over het UBO-register is het register niet meer voor iedereen toegankelijk. Er wordt gewerkt aan een wetsvoorstel om toegang weer mogelijk te maken voor organisaties en personen die vanwege hun rol bij het voorkomen en opsporen van criminaliteit UBO-gegevens nodig hebben. Bijvoorbeeld journalisten en maatschappelijke organisaties die onderzoek doen naar fraude, witwassen of terrorismefinanciering. Dat heet een legitiem belang. 

Tijdelijke problemen met aanvraag KVK-uittreksel UBO-register

Bevoegde autoriteiten, zoals de FIOD en de politie, mogen het UBO-register nog steeds raadplegen. Dat geldt ook voor private organisaties die een rol spelen bij het voorkomen en opsporen van criminaliteit. Bijvoorbeeld banken en notarissen. Door de uitspraak van het Hof zijn er tijdelijke problemen ontstaan bij het opvragen van een KVK-uittreksel uit het UBO-register over een andere organisatie. Organisaties blijven wel verplicht om hun UBO’s te registeren.

De bevoegde autoriteiten zoals de politie kunnen nu al weer UBO-uittreksels opvragen. Voor andere organisaties die een rol hebben bij het voorkomen en opsporen van criminaliteit (zoals banken) wordt er aan gewerkt dat zij allemaal weer toegang krijgen. Zij kunnen een uittreksel opvragen bij de organisatie waarover zij meer willen weten.

Tonen eigen UBO-gegevens

Soms moeten organisaties zelf een uittreksel van het UBO-register kunnen laten zien. Bijvoorbeeld als de bank of een andere organisatie daarom vraagt. UBO’s kunnen hiervoor een gewaarmerkt uittreksel van de eigen gegevens opvragen bij de Kamer van Koophandel.

Verplicht melden onjuiste gegevens

Bevoegde autoriteiten en andere organisaties met toegang tot het UBO-register moeten onjuiste UBO-gegevens melden aan de KVK:

• ontbrekende UBO's in het UBO-register; of
• personen die onterecht in het UBO-register staan; of
• een onjuist belang of omvang van het belang van een UBO.

Per 1 oktober geldt deze meldplicht ook voor gewaarmerkte UBO-uittreksels die autoriteiten of organisaties van de te onderzoeken organisatie ontvangen.

Registreren in de UBO-registers

Er zijn 2 UBO-registers:

UBO-register voor bedrijven, stichtingen en verenigingen

De meeste organisaties zijn wettelijk verplicht om zich te registreren in het ‘UBO-register voor juridische entiteiten’. Bepaalde soorten organisaties zijn uitgesloten. Bekijk welke organisaties zich moeten registreren in het UBO-register.

De Kamer van Koophandel (KVK) beheert het UBO-register. Op de website van de KVK vindt u dan ook informatie over het UBO-register. Bijvoorbeeld hoe u zich inschrijft. En ook hoe u bepaalt wie de UBO van uw organisatie is. U kunt ook bellen met de KVK UBO-lijn: 088 585 15 85.

Register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en soortgelijke constructies

Trustees zijn de UBO’s van een trust (of soortgelijke juridische constructies). Zij moeten zich registreren in het register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en soortgelijke constructies.

Registratie is verplicht voor trustees en soortgelijke beheerders die: 

• in Nederland wonen of zijn gevestigd;
• buiten de Europese Unie wonen of zijn gevestigd, en in Nederland namens de trust of soortgelijke juridische constructie een zakelijke relatie aangaan. Bijvoorbeeld een bankrekening te openen in Nederland of hier onroerend goed kopen. 

Meer informatie over registratie vindt u op de website UBO-register trusts.

Boetes en straffen bij niet of fout registreren

Niet of niet op tijd registreren of verkeerde informatie doorgeven in de UBO-registers is verboden. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst (BEH) controleert dit. De organisatie of de trustee kan bijvoorbeeld een geldboete krijgen.

De handhaving op het UBO-register trusts is nog niet gestart. De planning is dat de handhaving op het UBO-register voor trusts in de loop van 2025 van start gaat. Dat is afhankelijk van de wetgeving die nu wordt gemaakt.

Afscherming gegevens

In speciale omstandigheden kan een UBO vragen om de openbare gegevens af te laten schermen. Dit kan als de UBO:

• minderjarig is;
• onder curatele of onder bewind staat;
• politiebeveiliging heeft.

Deze gegevens zijn in te zien voor organisaties en personen die toegang hebben tot het UBO-register:

• naam;
• geboortemaand en -jaar;
• het land waar iemand woont;
• nationaliteit;
• wat voor belang (zoals aandelen) iemand in een organisatie heeft en hoeveel.

Overheidsorganisaties zoals het OM, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen deze gegevens altijd bekijken.