Regels voor archieven overheid
De overheid maakt en ontvangt heel veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf. Maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch oogpunt. Daarom zijn er regels die ervoor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie goed bewaren.
Een deel van de overheidsinformatie gaat uiteindelijk naar het Nationaal Archief of naar een lokaal of regionaal archief. Die zorgen ervoor dat ook latere generaties gebruik kunnen maken van de informatie. De algemene regels staan in de Archiefwet. Sommige regels zijn verder uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.
Regels voor bewaren overheidsinformatie
Bij overheidsorganisaties gaat heel veel informatie om. Denk aan brieven, rapporten en adviezen. En het gaat ook nog eens over heel veel verschillende zaken. Niet alle informatie is even belangrijk.
Overheidsorganisaties leggen daarom in selectielijsten vast welke informatie ze willen bewaren en hoe lang. Ze moeten daarbij op verschillende dingen letten. Overheidsorganisaties:
- houden rekening met de waarde van documenten voor de eigen organisatie. Een waterschap moet bijvoorbeeld kunnen opzoeken waar zwakke plekken in dijken zijn. Zodat zij de dijken op tijd kunnen verstevigen.
- moeten documenten bewaren die nodig zijn om uit te leggen waarom zij bepaalde besluiten hebben genomen. Bijvoorbeeld aan Kamerleden, journalisten of actiegroepen.
- houden er rekening mee dat mensen aan documenten later nog bepaalde rechten kunnen ontlenen. Bijvoorbeeld aan personeelscontracten, subsidiebeschikkingen en diploma’s.
- schatten in welke informatie belangrijk is voor toekomstig onderzoek. Bijvoorbeeld door parlementaire enquêtecommissies, wetenschappers, schrijvers en journalisten. En ze bewaren ook informatie die interessant kan zijn voor mensen die meer willen weten over de geschiedenis van hun eigen familie, stad of streek.
Bewaartermijnen archieven
Bewaartermijnen kunnen kort zijn, bijvoorbeeld een paar jaar. Of langer, zoals tientallen jaren. Als de bewaartermijn voorbij is, moeten overheden de documenten vernietigen. De kosten lopen anders enorm op en wordt het steeds moeilijker de juiste informatie te vinden.
Een klein deel van de overheidsinformatie is belangrijk genoeg om blijvend te bewaren. Bijvoorbeeld:
- adviezen en rapporten waarop ministeries hun beleid baseren;
- bouwvergunningen;
- documentatie rond bijzondere gebeurtenissen of rampen.
Zulke documenten brengen overheidsorganisaties in principe na 20 jaar over naar het Nationaal Archief of naar een lokale of regionale archiefdienst. Daar kan iedereen deze documenten doorzoeken en inzien. Bovendien houden archiefdiensten informatie leesbaar en bruikbaar voor toekomstige generaties. Zo hebben archiefdiensten:
- speciale ruimtes om papier te beschermen tegen schimmel en vocht;
- ICT-specialisten en software die verouderde digitale bestanden zo nodig omzetten naar een ander, nieuw formaat.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven.
Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Regels voor openbaar maken overheidsinformatie
Alle informatie die is overgebracht naar het Nationaal Archief en lokale en regionale archieven is in principe openbaar. Veel archiefdiensten hebben online overzichten van de informatie die zij bewaren. Sommige documenten kunnen mensen downloaden, voor andere kunnen zij terecht in de studiezaal van het archief.
'Beperkt openbare' documenten
Soms zijn er redenen om documenten na overbrenging nog enige tijd af te schermen. Bijvoorbeeld vanwege privacy of omdat het gaat om staatsgeheimen of bedrijfsgeheimen. Zulke documenten zijn dan 'beperkt openbaar'. Geïnteresseerden kunnen een verzoek indienen om een beperkt openbaar archief in te zien. De archiefdienst maakt dan een belangenafweging en kan voorwaarden stellen. Zoals vertrouwelijke omgang met de informatie.
Iedereen kan ook informatie inzien die nog niet in een openbaar archief is opgenomen. Vaak is dit het geval bij actuele onderwerpen. U kunt dan een verzoek bij de overheid waar u informatie van wil inzien. Dat staat in de Wet open overheid (Woo).
Toezicht op archieven Rijksoverheid
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed controleert de Rijksoverheidsorganisaties. Deze inspectie beoordeelt of Rijksoverheidsorganisaties goed omgaan met de informatie die nog niet is overgebracht naar een openbaar archief. De inspectie controleert onder meer of Rijksoverheidsorganisaties:
- een overzicht hebben van alle soorten informatie die zij in het eigen papieren of digitale archief hebben;
- selectielijsten hebben waarin staat welke informatie zij willen bewaren en vernietigen;
- informatie in goede, geordende en toegankelijk staat kunnen overbrengen naar het Nationaal Archief.