Privacyverklaring ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening

1.Inleiding

Deze algemene privacyverklaring gaat over het gebruik van uw persoonsgegevens door het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO). De uitleg geldt voor alle gevallen waarin uw persoonsgegevens door, of namens VRO worden gebruikt.

Wij respecteren uw privacy en gaan met veel aandacht om met uw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de geldende wetgeving, namelijk Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te terug te brengen is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.

3. Wat betekent verwerken van persoonsgegevens?

Ministerie van VRO verwerkt uw persoonsgegevens. Het verwerken van persoonsgegevens houdt in: alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen. Voorbeelden hiervan zijn: verzamelen, vernietigen, vastleggen, opslaan, gebruiken en wijzigen.

4. Waarvoor gebruikt VRO uw persoonsgegevens?

VRO gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doelen en voor het uitvoeren van wettelijke taken, zoals de afgifte van reisdocumenten (bijvoorbeeld een legitimatiebewijs of paspoort) en het verstrekken van uw digitale identiteit.

De wetten die hiertoe door VRO zijn opgesteld voldoen aan de AVG. In deze wetten staan de regels over het gebruik van uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van de wet.

De uitvoering van deze wetten gebeurt meestal door de onderdelen die diensten uitvoert (dienstonderdelen) van VRO. U vindt meer informatie over deze onderdelen op de website van VRO onder ‘Diensten’. Daarnaast vindt u hier de websites van deze dienstonderdelen. Wilt u meer informatie over hoe zij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u kijken op de website van deze onderdelen.

Daarnaast worden sommige van deze wetten uitgevoerd door Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s). Zelfstandige bestuursorganen voeren een overheidstaak uit. Dit doen zij op zichzelf staand en vallen niet onder een minister. Voorbeelden van ZBO’s zijn ‘de Kiesraad’ en ‘het Kadaster’. Zie de actuele lijst van alle ZBO’s van de Rijksoverheid.

5. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens?

De minister van VRO zijn ervoor verantwoordelijk dat uw persoonsgegevens door het ministerie van VRO worden gebruikt in overeenstemming met de wet. U kunt hen hierop aanspreken.

De ZBO’s die zijn ondergebracht bij het ministerie van VRO zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste verwerking van persoonsgegevens. Bij vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door een ZBO kunt u hen direct aanspreken.

6. Wanneer mag VRO uw persoonsgegevens gebruiken?

Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken als:

• Dit nodig is voor de uitvoering van een publieke taak van het ministerie van VRO;
• Dit nodig is voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst die met u is gesloten (bijvoorbeeld als u een dienst levert aan VRO);
• Dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een aanstelling of arbeidsovereenkomst hebt bij VRO;
• Dit nodig is om bijzondere belangen te beschermen. Hieronder valt bijvoorbeeld het cameratoezicht dat wordt uitgevoerd om gebouwen te beveiligen;
• Er sprake is van een ‘vitaal belang’. Een voorbeeld hiervan is het geval waarin sprake is van een ernstig ongeluk waarbij het noodzakelijk is de persoonsgegevens op een ID-bewijs te bekijken;
• u zelf toestemming geeft voor het gebruik (bijvoorbeeld bij een sollicitatie).

Dit worden in de AVG de mogelijke grondslagen genoemd. De meeste grondslagen waaronder VRO uw persoonsgegevens verwerkt vallen in de eerste 4 groepen.

7. Hoe beschermt VRO uw persoonsgegevens?

VRO treft maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Hiermee zorgt VRO ervoor dat misbruik van uw persoonsgegevens worden tegengehouden. Dat doen wij met technische en organisatorische maatregelen. Hierbij passen wij verschillende wetgeving toe, waaronder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen. Sommige persoonsgegevens zijn gevoeliger dan andere persoonsgegeven. Als het nodig is, zal VRO extra maatregelen treffen om deze persoonsgegevens te beveiligen.

8. Hoe lang bewaart VRO uw gegevens?

Op grond van de AVG mogen wij uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. Dit wordt de bewaartermijn genoemd. Na verloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Anonimiseren betekent dat de persoonsgegevens niet meer zijn terug te brengen naar een persoon. Dit gebeurt door persoonsgegevens te verwijderen. In sommige gevallen volgen de bewaartermijnen uit de wet. In het geval een wet niet van toepassing is, stelt VRO de bewaartermijn zelf vast.

De bewaartermijn verschilt per verwerking.. Het ministerie van VRO is verplicht om een overzicht te maken van alle verwerkingen. Dit overzicht heeft een register van verwerkingen.  In het register van verwerkingen van VRO vindt u meer informatie over de verschillende verwerkingen (AVG Verwerkingsregister van de Rijksoverheid). Ook staan in dit overzicht de bewaartermijnen aangegeven.

In bepaalde gevallen komen de persoonsgegevens op grond van de Archiefwet in aanmerking voor archivering in het algemeen belang. In dat geval worden zij na verloop van tijd overgebracht naar het Nationaal archief.

9. Welke rechten heeft u?

Volgens de de AVG kunt u ons verzoeken om:

• inzage in uw (persoons)gegevens;
• aanpassen en verwijderen van uw (persoons)gegevens;
• beperking van het gebruik van uw (persoons)gegevens. Dit betekent dat u het recht heeft om onder bepaalde voorwaarden VRO kunt vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens.

VRO kan uw verzoek afwijzen. Als dat het geval is dan leggen wij dit aan u uit.

In bepaalde gevallen heeft u ook recht op:

• verstrekking van de gegevens aan u in digitale vorm;
• bezwaar tegen de gegevensverwerking.

10. Contact over uw rechten?

Als u een verzoek wilt indienen, kunt u dat op verschillende manieren doen: digitaal of via een brief.

Wij willen u zo goed mogelijk helpen. Om uw verzoek te behandelen, moet uw verzoek in elk geval het volgende bevatten:

1. Uw achternaam, voorletters en contactgegevens;
2. Een kopie van een identificatiebewijs (rijbewijs, paspoort, identiteitskaart, vreemdelingendocument). Wij moeten immers zekerheid hebben dat u bent wie u zegt te zijn.
   In de meeste gevallen hebben wij voor de behandeling van uw verzoek uw Burgerservicenummer (bsn) niet nodig. Daarom adviseren wij u het bsn in de kopie onleesbaar te maken. Bij een digitale kopie kunt u dit handig doen met behulp van de kopieID-app.
   Belangrijk! Mocht u niet over een geldig ID-bewijs beschikken, vermeld u dit dan alstublieft in uw verzoek. Wij nemen dan contact met u op om  uw identiteit op een andere manier vast te stellen.
3. Toelichting waar uw verzoek over gaat (inzage, correctie/verwijdering, beperking, bezwaar of verstrekking).

In sommige gevallen kan het bsn wel noodzakelijk zijn om aan uw verzoek te voldoen, omdat bepaalde verwerkingen alleen op te zoeken zijn met het bsn. Mocht dit bij uw verzoek het geval zijn, dan nemen wij contact met u op. In dit contact geven wij u uitleg hoe u het bsn veilig aan ons kunt versturen.

Als u dat wilt, dan kunt u aan de contactgegevens uw telefoonnummer toevoegen. Dit geeft ons de mogelijkheid contact met u op te nemen, als er onduidelijkheden zijn.

Als een verzoek niet compleet is, kunnen wij het niet in behandeling nemen. Wij laten u dit weten.

Uw complete verzoek kunt u indienen door een mail te sturen naar avg@minbzk.nl of door een brief te sturen naar:

postbus 20011
2500 EA Den Haag.

Met het opsturen van uw verzoek geeft u akkoord om uw (persoons)gegevens te verwerken voor de afhandeling van het verzoek. Een kopie van het contact over uw verzoek bewaren wij 4 jaar.

U ontvangt binnen een maand een beslissing op uw verzoek. De behandeling start zodra wij uw identiteit hebben vastgesteld. Als de afhandeling van uw verzoek langer dan een maand duurt, melden wij u dat met een onderbouwing.

Als u het niet eens bent met de beslissing kunt u hiertegen in bezwaar en beroep gaan.

11. Wat als ik vragen of klachten heb?

U geeft uw vragen, opmerkingen of voorstellen aan ons door via het contactformulier, telefonisch via nummer 1400 of door een brief te schrijven naar:

postbus 20011
2500 EA Den Haag.

VRO heeft een functionaris voor gegevensbescherming. Deze functionaris is onafhankelijk van het ministerie en houdt toezicht op de naleving van de AVG. U kunt contact met deze functionaris opnemen via postbusfg@minbzk.nl.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt extern toezicht op de naleving van de AVG. U heeft het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht over VRO in te dienen. Dat kan online of via telefoonnummer 088 1805 250.

Verwerkingsregister

VRO houdt een register bij van verwerkingen van persoonsgegevens binnen het ministerie. Dat register is openbaar. Elke vermelding bevat een korte beschrijving van de soorten gegevens die worden verwerkt, waarvoor die gegevens zijn verzameld en wat er met de gegevens wordt gedaan. Zo kunt u controleren of wij uw gegevens gebruiken volgens de regels van de AVG. U kunt dit register opzoeken: AVG Verwerkingsregister van de Rijksoverheid.