Privacyverklaring ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening

1.Inleiding

Deze algemene privacyverklaring gaat over het gebruik van uw persoonsgegevens door het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO). De verklaring geldt voor alle gevallen waarin uw persoonsgegevens door, of in opdracht van VRO worden gebruikt.

Wij respecteren uw privacy en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.

3. Waarvoor gebruikt VRO uw persoonsgegevens?

VRO gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doelen en voor de uitvoering van wettelijke taken, zoals de afgifte van reisdocumenten en het verstrekken van uw digitale identiteit.

De wetten die hiertoe door VRO zijn opgesteld voldoen aan de AVG. In deze wetten staan de regels over het gebruik van uw persoonsgegevens om de wet te kunnen uitvoeren.

De uitvoering van deze wetten gebeurt meestal door de dienstonderdelen van VRO. U kunt verwijzingen naar de websites van deze onderdelen vinden in het organogram van VRO onder ‘Diensten’. Voor specifieke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door deze diensten kunt u de website van die dienst raadplegen.

Daarnaast worden sommige van deze wetten uitgevoerd door Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s). Voorbeelden van ZBO’s zijn ‘de Kiesraad’ en ‘het Kadaster’. Zie de actuele lijst van alle ZBO’s van de Rijksoverheid.

4. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens?

De minister en staatssecretarissen van VRO zijn ervoor verantwoordelijk dat uw persoonsgegevens door VRO worden gebruikt in overeenstemming met de wet. U kunt hen hierop aanspreken.

De ZBO’s die zijn ondergebracht bij het ministerie van VRO zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste verwerking van persoonsgegevens. Bij vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door een ZBO kunt u hen direct benaderen.

5. Wanneer mag VRO uw persoonsgegevens gebruiken?

Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken als:

• Dit nodig is voor de uitvoering van een publieke taak van het ministerie van VRO; 
• Dit nodig is voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst die met u is gesloten (bijvoorbeeld als u een dienst levert aan VRO);
• Dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een aanstelling of arbeidsovereenkomst hebt bij VRO;
• Dit nodig is om bijzondere belangen te beschermen (hier valt bijvoorbeeld het cameratoezicht onder dat wordt uitgevoerd om gebouwen te beveiligen).
• Er sprake is van een ‘vitaal belang’ (bijvoorbeeld in het geval van een ernstig ongeluk waarbij het noodzakelijk is de persoonsgegevens op een ID-bewijs e.d. te raadplegen)
• u zelf toestemming heeft gegeven voor het gebruik (bijvoorbeeld bij een sollicitatie);

Dit worden in de AVG de mogelijke grondslagen genoemd. De meeste grondslagen waaronder VRO uw persoonsgegevens verwerkt vallen in de eerste vier categorieën. 

6. Hoe beschermt VRO uw persoonsgegevens?

VRO heeft maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen en misbruik te voorkomen. Dat doen wij met technische en organisatorische maatregelen. Hierbij passen wij de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) toe. Omdat sommige persoonsgegevens gevoeliger zijn dan andere, zorgen wij ervoor dat, waar nodig, extra maatregelen worden getroffen.

7. Hoe lang bewaart VRO uw gegevens?

Op grond van de AVG mogen wij uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. Dit wordt de bewaartermijn genoemd. Na verloop van de bewaartermijn worden uw gegevens vernietigd of geanonimiseerd. In sommige gevallen volgen de bewaartermijnen uit de wet. In het geval een wet niet van toepassing is, stelt VRO de bewaartermijn zelf vast.

De bewaartermijn wordt dus per verwerking vastgesteld. In het verwerkingsregister van VRO vindt u meer informatie over de verschillende verwerkingen (AVG Verwerkingsregister van de rijksoverheid).

In bepaalde gevallen komen de persoonsgegevens op grond van de Archiefwet in aanmerking voor archivering in het algemeen belang. In dat geval worden zij na verloop van tijd overgebracht naar het Nationaal archief.

8. Welke rechten heeft u?

Op grond van de AVG kunt u ons verzoeken om:

• inzage in uw gegevens;
• correctie en verwijdering van uw gegevens;
• beperking van het gebruik van uw gegevens;

Er kunnen redenen zijn waarom uw verzoek niet kan worden ingewilligd. Als dat het geval is dan zullen wij dit goed aan u uitleggen.

In bepaalde gevallen heeft u ook recht op:

• verstrekking van de gegevens aan u in digitale vorm;
• bezwaar tegen de gegevensverwerking.

9. Contact over uw rechten?

Als u een verzoek wilt indienen, kunt u dat op verschillende manieren doen: digitaal of via een brief.

Om uw verzoek goed in behandeling te kunnen nemen moet uw verzoek in elk geval het volgende bevatten:

1. Uw achternaam, voorletters en contactgegevens.
2. Een kopie van een identificatiebewijs (rijbewijs, paspoort, identiteitskaart, vreemdelingendocument). Wij moeten immers zekerheid hebben dat u bent wie u zegt te zijn.
   In de meeste gevallen hebben wij voor de behandeling van uw verzoek uw Burgerservicenummer (BSN) niet nodig. Daarom adviseren wij u het BSN in de kopie onleesbaar te maken. Bij een digitale kopie kunt u dit handig doen met behulp van de kopieID-app.
   
   Belangrijk! Mocht u niet over een geldig ID-bewijs beschikken, vermeld u dit dan alstublieft in uw verzoek. Wij zullen dan contact met u opnemen om met u af te spreken hoe wij uw identiteit op een andere manier kunnen vaststellen.
3. Toelichting waar uw verzoek over gaat (inzage, correctie/verwijdering, beperking, bezwaar of verstrekking).

In sommige gevallen kan het BSN wel noodzakelijk zijn om aan uw verzoek te voldoen, omdat bepaalde registraties alleen op basis van het BSN kunnen worden geraadpleegd. Mocht dit bij uw verzoek het geval zijn dan nemen wij contact met u op en geven een instructie om het BSN veilig aan ons te verstrekken.

Desgewenst kunt u aan de contactgegevens uw telefoonnummer toevoegen, zodat wij u in geval van onduidelijkheden kunnen benaderen.

Als een verzoek niet compleet is, kunnen wij het niet in behandeling nemen. U krijgt in dat geval hiervan bericht.

Uw complete verzoek kunt u indienen door een brief te sturen naar postbus 20011, 2500 EA Den Haag of via een mail aan avg@minbzk.nl.

Met indiening van uw verzoek geeft u akkoord om uw gegevens te verwerken voor de afhandeling van het verzoek. De correspondentie rondom uw verzoek bewaren wij vier jaar.

U ontvangt binnen een maand een beslissing op uw verzoek. De afhandeling start zodra wij uw identiteit hebben kunnen vaststellen. Als de afhandeling van uw verzoek langer dan een maand duurt, zullen wij u dat met onderbouwing melden.

Als u het niet eens bent met de beslissing kunt u hiertegen bezwaar en beroep instellen. Zie hier meer over bezwaar en beroep.

10. Wat als ik vragen of klachten heb?

U kunt uw vragen, opmerkingen of suggesties aan ons doorgeven via het contactformulier, telefonisch via nummer 1400 of door een brief te schrijven naar postbus 20011, 2500 EA Den Haag.

VRO heeft een functionaris voor gegevensbescherming. Deze functionaris is onafhankelijk van het ministerie en houdt toezicht op de naleving van de AVG. U kunt contact met deze functionaris opnemen via postbusfg@minbzk.nl.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt extern toezicht op de naleving van de AVG. U heeft het recht om bij de autoriteit een klacht over VRO in te dienen. Dat kan online, of via telefoonnummer 088-1805 250. 

Verwerkingsregister

VRO houdt een register bij van verwerkingen van persoonsgegevens binnen het ministerie. Dat register is openbaar. Elke vermelding bevat een korte beschrijving van de soorten gegevens die worden verwerkt, waarvoor die gegevens zijn verzameld en wat er met de gegevens wordt gedaan. Zo kunt u controleren of wij uw gegevens gebruiken volgens de regels van de AVG. U kunt dit register raadplegen: AVG Verwerkingsregister van de rijksoverheid