Privacyverklaring ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Waarom verwerkt OCW persoonsgegevens?

Het ministerie van OCW verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doelen en wettelijke taken. Het verwerken van persoonsgegevens kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

• de interne bedrijfsvoering,
• het bekostigen van onderwijsinstellingen,
• het verstrekken van subsidies,
• het toekennen van studiefinanciering,
• het organiseren van school- of staatsexamens,
• de benoeming van raden of commissies,
• het beantwoorden van vragen van burgers,
• het behandelen van klachten, of
• het afhandelen van een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

De minister van OCW is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De minister beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel en op welke manier. Ook is de minister ervoor verantwoordelijk dat dit in overeenstemming met de wet gebeurt. Dat geldt voor de verwerking van persoonsgegevens van het bestuursdepartement en de onder het ministerie van OCW ressorterende diensten, agentschappen en bureaus waaronder onder meer de Dienst Uitvoering Onderwijs, het Nationaal Archief, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, de Inspectie van het onderwijs en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE). De minister kan zijn of haar verplichtingen en taken mandateren.

Hoe gaat OCW met persoonsgegevens om?

Het ministerie van OCW hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en gaat hier op een veilige en zorgvuldige manier mee om. Het ministerie hanteert daarbij een aantal uitgangspunten:

• De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG, de Uitvoeringswet AVG en eventuele andere toepasselijke wetgeving. Te denken valt aan de Archiefwet 1995, Wet openbaarheid van bestuur, of Wet op het onderwijstoezicht.
• De verwerking van persoonsgegevens heeft een geldige rechtsgrondslag. Verwerkingen van het ministerie van OCW zijn voornamelijk gebaseerd op de uitvoering van publiekrechtelijke taken van of namens de minister(s), het nakomen van wettelijke verplichtingen of de uitvoering van overeenkomsten. Het verwerken van persoonsgegevens kan bijvoorbeeld ook nodig zijn voor een gerechtvaardigd belang, zoals bij het verschaffen van toegang tot het kantoorgebouw vanwege bedrijfsvoerings- of beveiligingsaspecten.
• Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als dat noodzakelijk is en alleen voor het specifieke doel waarvoor ze worden verzameld. Er worden niet méér persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is. Als het kan, verwerkt het ministerie minder of geen persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens is proportioneel en subsidiair.
• Het ministerie van OCW is transparant over de verwerking van persoonsgegevens en informeert betrokkenen over de verwerking van hun persoonsgegevens. In enkele gevallen informeert het ministerie de betrokkenen in beginsel niet: als u de persoonsgegevens zelf heeft verstrekt aan het ministerie; als u al weet welke persoonsgegevens het ministerie van u heeft; als de omvang van de te informeren betrokkenen dusdanig groot is dat individueel informeren onevenredig veel tijd en middelen kost.
• Het ministerie van OCW bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, dan op grond van de Archiefwet 1995 is vereist, of  op een andere wijze wettelijk is bepaald. Als persoonsgegevens niet langer noodzakelijk of vereist zijn, worden deze vernietigd.
• Het ministerie van OCW neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Zo worden persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld en zorgt het ministerie voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die het ministerie onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen, waaronder in ieder geval de voorschriften en standaarden van de Rijksoverheid voor informatiebeveiliging. Met ontvangers en verwerkers van persoonsgegevens worden nadere afspraken gemaakt.

Wanneer en met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

De uitvoering van de (wettelijke) taken kan met zich meebrengen dat het ministerie van OCW persoonsgegevens deelt met andere organisaties. Dat kan bijvoorbeeld een ander ministerie, een gemeente of een sectorspecifieke organisatie zijn. Dit gebeurt altijd op basis van een geldige rechtsgrondslag.

Ook worden afspraken gemaakt en passende maatregelen getroffen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige uitwisseling van de persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de uitwisseling van persoonsgegevens met andere landen. Persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden.

Register van verwerkingsactiviteiten

Het ministerie van OCW houdt conform de AVG een register bij van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen het ministerie. Dit register bevat per verwerking onder meer een korte beschrijving van de soorten persoonsgegevens die worden verwerkt, waarvoor die persoonsgegevens zijn verzameld, wat er met de persoonsgegevens wordt gedaan en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Het verwerkingenregister van OCW is te vinden via AVG Verwerkingsregister van de rijksoverheid.

Welke rechten heeft u als betrokkene?

Als het ministerie van OCW persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u als betrokkene een aantal rechten. Zo kunt u het ministerie verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die van u worden verwerkt, of om rectificatie en aanvulling van uw persoonsgegevens als deze niet correct of onvolledig zijn. Verder kunt u het ministerie verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens of beperking van de verwerking. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Het verzoek of bezwaar kunt u doen via de Dienstpostbus AVG van OCW: dienstpostbusavg@minocw.nl.

Als dat nodig is ter bevestiging van uw identiteit, kunt u worden verzocht een kopie van een geldig identiteitsbewijs te sturen. Hoe een veilige kopie gemaakt kan worden, is te vinden op Rijksoverheid.nl. Ook kunt u worden verzocht uw verzoek te preciseren om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.

Functionaris voor Gegevensbescherming

Bij het ministerie van OCW zijn twee functionarissen voor gegevensbescherming werkzaam en bij de Autoriteit persoonsgegevens gemeld. Als onafhankelijke, interne toezichthouders zien zij erop toe dat de verwerkingen van persoonsgegevens binnen het ministerie van OCW en specifiek ook binnen de Dienst Uitvoering Onderwijs, in overeenstemming zijn met de wet. De taken en bevoegdheden zijn geregeld in de Regeling toezichtsbevoegdheden functionarissen voor de gegevensbescherming OCW.

Functionaris Gegevensbescherming OCW: dhr. ing. E.J.H.L Nijenhuis, fg@minocw.nl.

Functionaris Gegevensbescherming DUO: dhr. A.A.M. Jean Pierre, fg@duo.nl.  

Over deze privacyverklaring

Deze algemene privacyverklaring geldt voor het ministerie van OCW. De onder het ministerie van OCW ressorterende diensten, agentschappen en bureaus kunnen aanvullende privacyverklaringen hebben. Voor specifieke informatie verwijst het ministerie naar het onderdeel waar u mee te maken heeft.

Deze privacyverklaring wordt regelmatig herzien. Het ministerie van OCW behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder gewenst moment en om welke reden dan ook te wijzigen. De meest recente versie van de privacyverklaring is beschikbaar op deze website.

Hier leest u meer over uw privacy bij het gebruik van de website.

Hier leest u meer over cookies bij het gebruik van de website.

Contact

Voor vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring, voor verzoeken zoals inzage in uw persoonsgegevens, of klachten, kan contact opgenomen worden met het ministerie van OCW via de Dienstpostbus AVG: dienstpostbusavg@minocw.nl. Uw klacht kunt u ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 januari 2019.