Privacyverklaring ministerie van Economische Zaken (EZ)

Wat zijn persoonsgegevens?

Bij de uitoefening van de publieke taken van de overheid, als u contact heeft met het ministerie of als u gebruikmaakt van de diensten van EZ kunnen van u persoonsgegevens worden verwerkt. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn uw naam, telefoonnummer of uw e-mailadres. Ook uw burgerservicenummer is een persoonsgegeven. 

Privacy-principes van het ministerie van EZ

EZ gaat zorgvuldig om met uw gegevens en heeft daartoe de volgende privacyprincipes geformuleerd die worden gevolgd bij het verwerken van persoonsgegevens:

EZ stelt u als betrokkene centraal

De verwerking van persoonsgegevens moet ten dienste van de betrokkene(n) staan. Bij het opzetten en beheren van registraties kijkt EZ altijd naar het belang van de betrokkene en het risico dat betrokkene loopt. Daarom worden persoonsgegevens alleen verzameld als dat echt nodig is en worden ze niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk. 

EZ verwerkt alleen persoonsgegevens met een rechtmatige grondslag

De belangrijkste grondslag op basis waarvan EZ uw persoonsgegevens verwerkt, is om de bij wet toegekende publieke taken uit te kunnen oefenen. Een andere grondslag op basis waarvan EZ gegevens verwerkt is om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. In sommige gevallen verwerkt EZ uw gegevens als u daar expliciete toestemming voor heeft gegeven.

EZ verwerkt alleen persoonsgegevens als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld

Doelbinding is essentieel en houdt in dat persoonsgegevens alleen verzameld mogen worden voor een ‘welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd’ doel. Het doel waarvoor gegevens zijn verzameld bepaalt welk gebruik is toegestaan en welk gebruik niet. Dat betekent dat niet méér persoonsgegevens verzameld en gebruikt worden dan nodig is voor een specifiek doel en dat die gegevens ook niet langer worden bewaard dan voor dit doel noodzakelijk.

EZ is transparant

EZ informeert u tijdig over welke persoonsgegevens, voor welk doel en op basis van welke grondslag worden verwerkt. Een overzicht van de gegevensverwerkingen waarvoor EZ verantwoordelijk is, vindt u in het AVG Verwerkingsregister. 

EZ waarborgt uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien en te corrigeren. In sommige gevallen kunt u vragen uw gegevens te verwijderen, over te dragen of de verwerking te beperken. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken bij bijzondere persoonlijke omstandigheden. Als EZ gebruikmaakt van geautomatiseerde besluitvorming, dan heeft u ook het recht om hieraan niet te worden onderworpen.

Contact over uw rechten?

U kunt van uw rechten gebruikmaken door een verzoek te sturen naar EZ. Vermeld daarbij van welk recht u gebruik wilt maken en om wat voor persoonsgegevens het gaat. U ontvangt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand, een reactie op uw verzoek. U kunt uw verzoek per mail indienen of door een brief te sturen naar:

AVG-verzoek
Ministerie van Economische Zaken
Directie Wetgeving en Juridische Zaken
Postbus 20401
2500 EK Den Haag 

Als u het niet eens bent met de beslissing, kunt u hiertegen bezwaar en beroep instellen. Zie hier meer over bezwaar en beroep.

EZ is zorgvuldig bij het verstrekken aan derden

EZ neemt de grootste zorgvuldigheid en terughoudendheid in acht als het gaat om het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derde partijen. Zonder de rechtmatigheid te toetsen worden geen gegevens gedeeld met externe partijen. Als EZ gegevens deelt met een derde partij worden passende afspraken gemaakt om de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens te borgen.

EZ beveiligt uw gegevens

EZ neemt passende technische en organisatorische maatregelen bij de opslag en verwerking van uw persoonsgegevens. Als bij nieuw beleid of nieuwe systemen privacy risico’s worden voorzien wordt een privacy- en informatiebeveiligingsanalyse opgesteld en worden op basis daarvan beschermende maatregelen genomen. EZ maakt gebruik van nationale en internationale standaarden en richtlijnen voor het beveiligen van informatie, waaronder uw persoonsgegevens. EZ evalueert ook regelmatig of de beveiliging nog passend is en bij eventuele incidenten wordt actie ondernomen. 

EZ past privacy by design toe

EZ wil in een vroeg stadium zowel technisch als organisatorisch een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens bewerkstelligen. Dit houdt in dat vanaf de ontwikkeling van beleid tot aan de uitvoering hiervan aandacht moet zijn voor privacy. In het bijzonder bij ICT-producten en -diensten wordt al in de ontwerpfase  rekening gehouden met privacyaspecten. Data-minimalisatie is hierbij een belangrijk uitgangspunt: er worden niet méér persoonsgegevens verwerkt dan strikt noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

EZ toont zijn principes aan

EZ maakt voor iedereen zichtbaar dat het zich houdt aan deze privacy principes. Toezichthouders, politiek en publiek mogen EZ altijd vragen om uitleg en uitwerking van deze principes.

Bewaartermijnen

EZ bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Soms is EZ verplicht om uw gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld vanwege de Archiefwet.

Social media/externe platforms

EZ maakt voor zijn dienstverlening via internet en social media gebruik van externe platforms, zoals Twitter en LinkedIn. EZ vindt het belangrijk te melden dat het geen invloed heeft op de wijze waarop deze platforms omgaan met uw persoonsgegevens. EZ adviseert u geen onnodige privacygevoelige gegevens te delen via deze platforms.

Leveranciers

EZ verwacht ook dat leveranciers zich inspannen om de hoogste prioriteit te geven aan het beschermen van persoonsgegevens. In deze beknopte gids leest u er meer over.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is in Nederland de toezichthouder op de naleving van de AVG. Naast eerder genoemde rechten, heeft u altijd het recht om bij de AP een klacht in te dienen over hoe EZ omgaat met uw persoonsgegevens. U kunt uw klacht indienen via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Functionaris voor gegevensbescherming

Het ministerie van EZ heeft een functionaris voor gegevensbescherming (FG). Bij de FG kunt u terecht met vragen of klachten naar aanleiding van deze privacyverklaring of over de omgang door EZ met uw persoonsgegevens. U kunt uw vraag stellen via PbFG@minezk.nl of door een brief te sturen naar:

Functionaris voor gegevensbescherming
Ministerie van Economische Zaken
Bureau Bestuursraad
Postbus 20401
2500 EK Den Haag